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Für wen gilt das?
Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einer PC-verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten "aufrüstbaren" Registrierkassen Rechnungen/Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.
Pflicht seit 01.01.2017
Einzelaufzeichnungspflicht
Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt (BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13).
Im Übrigen ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften in § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG. Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (Einnahmen-Überschussrechner).
Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (vgl. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO bzw. § 257 Abs. 4 HGB)
- jederzeit verfügbar,
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar
aufbewahrt werden. Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.
Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Hierdurch anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT-Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.
Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern.
Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse?
Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:
- Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
- Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
- Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
- Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
- Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
- Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
- Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig
- Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.
Alle von uns angebotenen Kassen erfüllen selbstverständlich die aktuellen gesetzlichen Richtlinien!